Hyvää joulua ja onnellista uutta vuotta 2019!

Talousvaaka Oy haluaa toivottaa kaikille oikein hyvää joulua ja menestyksekästä vuotta 2019!

Uudet asiakkaat ovat löytäneet palvelumme hyvin ja saadun palautteen mukaan tarjoamaamme palveluun ollaan oltu oikein tyytyväisiä. Mikäs sen parempaa näin palveluiden tarjoajan näkökulmasta. Tässä kohtaa voi vain lähettää kiitokset asiakkaiden ja yhteistyökumppanien suuntaan, KIITOS! Toki myös uusia asiakkaita otamme mielellään edelleen vastaan, joten ota ihmeessä yhteyttä, jos olet hyvää taloushallintopalvelua vailla tai vinkkaa tuttavalle, jos tiedät jonkun miettivän asiaa.

Nyt ehtii hetken vielä hengähtää, mutta perinteisesti tilitoimistolla alkuvuosi on kiireinen tilinpäätösten ja veroilmoitusten johdosta sekä vuosi-ilmoitusten parissa tällä tapaa viimeistä kertaa. Oman mausteensa alkuvuoteen tuo Tulorekisteriin siirtyminen ja sen myötä palkanlaskennan prosessin muuttuminen. Vaikka valmistelut onkin tehty huolella, niin sitten vasta käytäntö näyttää, miten homma lähtee toimimaan. Usko hyvään lopputulokseen on kuitenkin kova!

Rentouttavaa vuoden loppua ja puhdikasta uutta vuotta!

 

Jouluterveisin,

Juha / Talousvaaka Oy

Tulorekisteri tulee, valmiina ollaan!

Tulorekisteri otetaan käyttöön 1.1.2019 palkkatietojen osalta ja vuonna 2020 myös eläkkeiden ja etuuksien osalta. Tulojen ilmoittaminen tulee siis muuttumaan melko perusteellisesti ja muutos on jo ihan ovella. Tässä käydään käytännönläheisesti hieman läpi mitä tämä tarkoittaa palkkoja maksavan yrityksen ja palkanlaskentaa hoitavan tilitoimiston kannalta.

Tulorekisteri on kansallinen sähköinen tietokanta, joka sisältää kattavat palkka-, eläke-, ja etuustiedot yksilötasolla. Tiedon tuottajat eli tässä tapauksessa palkkaa maksavat yritykset sekä tilitoimistot ilmoittavat tiedot ansiotuloista tulorekisteriin reaaliaikaisesti ja maksukohtaisesti. Mitä tämä sitten tarkoittaa? Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että 1.1.2019 jälkeen maksetut suoritukset on ilmoitettava tulorekisteriin viiden kalenteripäivän kuluessa palkanmaksupäivästä. Jokaisesta erillisestä palkanmaksusta tehdään siis oma ilmoitus viiden kalenteripäivän kuluessa, joten ilmoittamisaikataulu hieman kiristyy. Talousvaaka Oy:n asiakkaille tämä tarkoittaa, tietysti palkanlaskennan sovitusta työnjaosta riippuen, että nämä viiden arkipäivän kuluessa annettavat ilmoitukset lähtevät suoraan palkanlaskennan ohjelmistosta.

Vuosi-ilmoitukset historiaan

Tulorekisteri korvaa palkkojen vuosi-ilmoitukset, jotka nykyisin annetaan Verohallinnolle, työeläkelaitoksille, työttömyysvakuutusrahastolle ja työtapaturmavakuuttajille. Tiedot annetaan yhdellä ilmoituksella yhteen keskitettyyn rekisteriin eri viranomaisten tarpeita varten. Viimeiset palkkatietojen vuosi-ilmoitukset Verohallinnolle, työeläkelaitoksille, työttömyysvakuutusrahastolle ja työtapaturmavakuutusyhtiöille annetaan vuodelta 2018. Eli tilitoimiston vuosi-ilmoitusrumba tehdään enää yhden ainoan kerran ensi vuoden alussa.

Ilmoitettavat tiedot

Tulorekisteriin ilmoitettavia tietoja ovat tehdystä työstä maksetut palkat, luontoisedut, palkkiot, työkorvaukset sekä muut ansiotulot. Myös verovapaat ja veronalaiset kustannusten korvaukset on ilmoitettava. Tulorekisteriin palkkatietoilmoituksella ilmoitettavat tiedot voivat olla joko jokaisen ilmoituksen yhteydessä annettavia pakollisia tietoja tai täydentäviä tietoja. Täydentävät tiedot ovat esimerkiksi etuuksia myöntäville tiedon käyttäjille välttämättömiä tietoja etuuden myöntämisen tai maksamisen perusteeksi. Kun työnantaja antaa tarvittavat täydentävät tiedot samassa yhteydessä maksamiensa palkkojen kanssa, jälkikäteen tehtävät selvitykset vähenevät. Jos tiedot jätetään ilmoittamatta, tiedon käyttäjät voivat joutua kysymään suorituksen maksajalta tietoja myöhemmin erikseen. Tässä kohtaa kannattanee siis antaa tapauskohtaisesti jo valmiiksi enemmän tietoa, jos tiedossa on, että tilanteeseen liittyy esimerkiksi jotain etuutta. Rahapalkkojen ilmoittamisessa on mahdollisuus käyttää kahta tapaa, joko yhteissummana tai tulolajeittain eritellysti. Tiedot suositellaan ilmoitettavan eritellysti, koska tiedon käyttäjillä on erilaisia tarpeita, johon tämä vaikuttaa. Myös päivärahat ja kilometrikorvaukset ilmoitetaan Tulorekisteriin samalla aikataululla palkkojen kanssa. Tässä saattaa yrityksillä olla uuden toimintatavan käyttöönottaminen, jos näitä verovapaita korvauksia on maksettu vähän milloin sattuu.

Ilmoittaminen suoraan palkkahallinnon ohjelmasta

Palkanlaskennan ohjelmistosta tiedot on mahdollista ilmoittaa tulorekisteriin teknisen rajapinnan avulla. Tällöin palkkahallinnon järjestelmän ja tulorekisterin välille on rakennettu sähköinen yhteys, ja palkkatiedot voi ilmoittaa suoraan palkanlaskentajärjestelmästä tulorekisteriin ilman, että ilmoittajan tarvitsee siirtyä erilliseen tulorekisterin ilmoittamisen palveluun. Näin ilmoittamisen manuaalisten työvaiheiden määrä vähenee. Jotta näin voidaan toimia, tilitoimisto tarvitsee erillisen varmenteen. Tilitoimisto voi tehdä hakemuksen teknisen rajapinnan käyttöönottamiseksi 1.11.2018 alkaen tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa, jonne kirjaudutaan sivulta tulorekisteri.fi. Palkanlaskennan prosesseissa sekä ohjelmistoissa on vielä monenlaista pientä viilausta tässä ennen vuodenvaihdetta ja ensimmäisiä ilmoituskertoja.

Yhdestä paikasta monelle taholle

Tulorekisterin tietoja käyttävät 1.1.2019 alkaen Verohallinto, Kela, Työttömyysvakuutusrahasto, Työeläkelaitokset, ETK ja vuonna 2020 tietoja alkavat käyttää myös TEMin hallinnonala, Koulutusrahasto, vahinkovakuuttajat, työttömyyskassat sekä työsuojeluviranomainen. Näillä tahoilla on tietoihin oikeus lain perusteella ja tietoja käytetään vain siinä laajuudessa, kuin laki määrittelee. Vuoden alusta eteenpäin ilmoittamalla yhteen paikkaan, tieto menee usealle viranomaiselle.

Tulorekisteri on melko perusteellinen muutos palkkatietojen ilmoittamisessa, mutta sen myötä eri tahoille tehtävien ilmoitusten määrä vähenee. Niin kuin jokaisen isomman muutoksen alla, myös tämän prosessin valmistelu vaati vähän lisätyötä sekä asiakasyritykseltä, että tilitoimistolta. Lopulta tämä pieni ponnistelu kuitenkin palkitsee ja asioiden hoito virtaviivaistuu.

Lähteet: https://www.vero.fi/tulorekisteri/

Poiminnat:
  • Tulorekisteri käyttöön 1.1.2019
  • Sisältää palkka-, eläke-, ja etuustiedot yksilötasolla
  • Tiedot mm. Verohallinnolle, työeläkelaitoksille, työttömyysvakuutusrahastolle ja työtapaturmavakuuttajille
  • Ilmoitukset 5 arkipäivän kuluessa maksusta!
  • Tilitoimistolla pitää olla Suomi.fi-valtuutus Palkkatietojen ilmoittaminen-roolilla
  • Viimeiset palkkojen vuosi-ilmoitukset annetaan vuodelta 2018

Suomi.fi-valtuutus Katso-valtuutusten tilalle

Suomi.fi-valtuudet korvaavat Katso-roolit vuoden 2019 loppuun mennessä. Mitä tämä sitten käytännössä tarkoittaa tilitoimiston ja tilitoimiston asiakkaan kannalta, sitä avataan tässä lyhyesti. Viranomaiset ottavat palvelun käyttöön eri tahdissa ja ensimmäisenä käyttöön tämän ottavat Verohallinto ja tulorekisteri. Valtuutuksia on voinut hakea palvelusta jo 15.5.2018 lähtien, mutta valtuutus alkaa toimimaan Verohallinnon kanavissa vasta marraskuusta (2018) alkaen. Katso-valtuutus toimii edelleen vuoden 2019 loppuun asti, jolloin tämä palvelu sitten ajetaan lopullisesti alas.

Mikä muuttuu?

Suurin muutos käytännössä uudessa tavassa verrattuna vanhaan tapaan on se, että Suomi.fi-valtuutetun täytyy kirjautua Verohallinnon verkkopalveluihin henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla (HST-kortti). Tämä on niin sanotusti varmempi ja vahvempi tapa tunnistautua kirjautuessa kuin vanha tapa erillisillä Katso-tunnisteilla ja salasanakortilla. Tulevaisuudessa pahvisista salasanakorteista tullaan luopumaan myös esimerkiksi verkkopankkiin kirjautuessa.

Suomi.fi-valtuutuksessa on verotuksen liittyviä rooleja vain kaksi. Ne ovat veroasioiden hoito ja veroilmoittaminen. Katso-palvelussa valtuuksia oli vaikka kuinka paljon ja tämä aiheutti aina valtuutustilanteessa pientä hämmennystä. Veroasioiden hoito-valtuutuksella tilitoimistolle annetaan valtuutus hoitaa kaikkia veroasioita valtuuttajan puolesta kaikissa Verohallinnon asiointikanavissa. Näitä palveluita on tietysti esimerkiksi Oma vero sekä ihan tuloveroilmoittaminen. Jos tilitoimistolle annetaan vain veroilmoittaminen-valtuutus, niin tilitoimisto pystyy lähettämään vain veroilmoituksia ja muita veroasioiden hoitoon liittyviä ilmoituksia. Tätä valtuutusta ei voi käyttää kaikissa asiointikanavissa, kuten esimerkiksi OmVero-palvelussa. Tästä johtuen suurin osa asiakasyritysten tilitoimistoille antamista valtuutuksista tulee varmasti olemaan näitä veroasioiden hoito-valtuutuksia.

Valtuuden antaminen

Yrittäjä, yrityksen toimitusjohtaja tai muu nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö voi valtuuttaa tilitoimiston ja kirjanpitäjän Suomi.fi-palvelussa, samalla periaatteella kun Katso-valtuutukset annettiin. Nyt vaihtoehtoinen tapa on se, että kirjanpitäjän voi pyytää yritykseltä valtuutusta. Kun yritys saa valtuutuspyynnön tilitoimistolta tai kirjanpitäjältä yrityksen toimitusjohtaja, nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö tai heidän valtuuttamansa työntekijä voi hyväksyä tämä valtuutuspyynnön ja valtuutus astuu voimaan. Toisin sanoen asiakasyrityksen ei välttämättä tarvitse käydä läpi monimutkaista Katso-valtuutuksenantamisohjetta, joka usein on kohettu melko hankalaksi. Jos asiakasyritys kuitenkin antaa valtuutuksen itsenäisesti, niin tilitoimistolta ei tarvita erillistä hyväksyntää, vaan valtuutus astuu voimaan tällä valtuuttamisella. Kun kirjanpitäjä sitten seuraavalla kertaa kirjautuu Verohallinnon palveluihin omilla verkkopankkitunnuksilla tai muulla vahvalla tunnistautumistavalla, niin hän pystyy käyttämään valtuutuksen kautta annettuja palveluita asiakkaan puolesta.

Osakeyhtiön puolesta tietojen ilmoittaminen OmaVerossa

Katso-roolit tuloveroilmoittaminen ja oma-aloitteisten verojen ilmoittaja rooleilla ei voi enää 1.11.2018 lähtien ilmoituksia OmaVerossa, joten tätä Suomi.fi-valtuudet tulisi olla annettuna. Marraskuun alusta alkaen voi OmaVerossa asioida vain seuraavilla Katso-rooleilla: yrityksen pääkäyttäjä, yrityksen rinnakkaispääkäyttäjä ja yrityksen OmaVero. Kuitenkin kaupparekisteriin merkityillä toimielinrooleilla voi asioida OmaVerossa ilman valtuutusta. Nämä roolit ovat: toimitusjohtaja, hallituksen puheenjohtaja, nimenkirjoitusoikeudellinen, prokuristi tai selvitysmies. Ja kuten tuossa jo aikaisemmin mainittiin, niin OmaVeron käyttöön tarvitaan tuo veroasioiden hoito-rooli.

Siirtymäaika

Tässä kannatta myös huomioida, että 1.1.2019 käyttöön tuleva tulorekisteri, jolloin työnantajasuoritusten ilmoittamista varten tarvitaan heti nuo Suomi.fi-valtuudet. Eli vaikka Katso-valtuuksilla pärjätään tuonne 2019 loppuun asti, niin suositus on, että samalla kun annetaan tulorekisteriin valtuutukset, niin annettaisiin nämä veroihin liittyvä valtuutukset. Mielestäni ihan loogista, ettei sitten tarvitse taas toista kertaa kohta olla antamassa tai pyytämässä valtuutuksia.

Jos kuulostaa edelleen monimutkaiselta, niin kerromme mielellämme lisää! Myös Verohallinnon verkkosivuilta löytyy hyvää ja yksityiskohtaista ohjeistusta aiheeseen liittyen. Pieni jumppa tilitoimistoilla ja tilitoimistojen asiakasyrityksillä on edessä, mutta lopputuloksena menemme kuitenkin kohti helpompia ja kaikkia osapuolia auttavia toimintamalleja.

 

Lue lisää Verohallinnon sivuilta tästä!

Lähteet:

Verohallinnon verkkosivut, https://www.vero.fi/tietoa-verohallinnosta/tietoa_verotuksest/verotuksen_muutoksia/valtuuttaminen/

Poiminnat:

 

  • Käyttöön 1.11.2018
  • Siirtymäaika 2019 loppuun asti (Katso-palvelu poistuu)
  • Annetaan tilitoimistolle tai tilitoimisto pyytää asiakasyritykseltä
  • Valtuutus annetaan Suomi.fi-verkkopalvelussa
  • 2 roolia veroihin liittyen (veroasioiden hoito ja veroilmoittaminen)
  • Tulorekisteriin liittyen valtuutus pitää olla heti 1.1.2019!

Tervehdys Talousvaaka Oy:stä!

Talousvaaka Oy on uusi tilitoimisto, joka toimii pääasiassa Sastamala-Tampere -akselilla. Sähköisen taloushallinnon ansiosta kirjanpidon tekeminen ja palkkojen laskeminen ei kuitenkaan enää ole niin paikkakuntasidonnaista, joten palvelemme yrityksiä ympäri Suomen. Teemme ja räätälöimme toimintatapamme yrityksenne tarpeiden ja aikataulujen mukaisiksi. Kaikki tilitoimiston ja asiakasyrityksen välinen materiaaliliikenne pyritään saamaan suoraan taloushallinnon ohjelmistoon. Emme tietenkään kieltäydy ottamasta vastaan postia tai toimistollemme kiikutettuja mappeja, laatikoita tai kirjekuoria. Uskoisin kuitenkin, että heti ensimmäisessä keskustelussamme saamme kerättyä monia järkisyitä, miksi näin ei kannata enää toimia. Onhan sähköisen taloushallinnon edut ihan kiistattomia ja sekä kirjanpitäjän/palkanlaskijan että yrittäjän elämää helpottavia!

Talousvaa’an verkkosivuja tullaan päivittämään erilaisilla taloushallinto-, talous- ja yritysaiheisilla blogikirjoituksilla, jotka kuitenkin pääasiassa liittyvät tilitoimiston tai asiakasyrityksen maailmaan. Luvassa siis vinkkejä erilaisiin talouden tilanteisiin ja ajankohtaisia asioita esimerkiksi lainsäädännöstä ja siitä mitä jokin lain muutos yritykselle käytännössä tarkoittaa.

Laitetaan tähän myös muutama sananen itsestäni eli yrityksen perustajasta ja yrittäjästä. Toimin nyt aluksi ainoana kirjanpitäjänä/palkanlaskijana/talousasiantuntijana Talousvaaka Oy:ssä, mutta avustaviin tehtäviin käytössämme on heti apukäsiä. Etenkin palkanlaskentaan ja määrällisesti suurempiin palkkoihin on kuitenkin saatavilla todella ammattitaitoista apua, kun sitä vaan tarvitaan. Toivottavasti työmäärä kasvaa siten, että uusia taloushallinnon ammattilaisia päästään rekrytoimaan mahdollisimman pian! Taloushallinnon, kirjanpidon, palkanlaskennan sekä talouskonsultoinnin kokemusta ja asiantuntemusta olen kerännyt kutakuinkin kymmenisen vuotta. Tradenomiopintojen ohessa olen työskennellyt aikanaan Sastamalassa Verohallinnon leivissä, jonka jälkeen Turun seudun tilitoimistoelämä tuli tutuksi noin puolen vuosikymmenen ajan. Tämän jälkeen uusia kokemuksia ja oppia haettiin pääkaupunkiseudulta Espoossa toimivasta tilitoimistosta palvellen eri alojen, erikokoisia yrityksiä ympäri pk-seutua. Taloushallinnon taivalta olen aina kulkenut avoimin mielin ja innokkaana oppimaan uusia asioita. KLT-tutkinto on myös taskussa osoituksena kirjanpidon ja laskentatoimen ammattitaidosta. Monenlaisia asiakkuuksia on tullut vuosien varrella hoidettua suuremmista konserneista ihan pieneen perustettavaan ja aloittavaan yritykseen. Tästä on hyvä jatkaa yrittäjänä  ns. ”kotiseudulla”, luoden uusia kokemuksia jo karttuneiden tietojen, taitojen ja kokemusten jatkoksi. Taloushallinnonala ja siihen liittyvät lait, asetukset ja ohjeistukset pysyvät koko ajan liikkeessä, joten myös omaa osaamista pitää jatkuvasti kehittää ja päivittää.

Talousvaaka Oy:n pääperiaatteita on tuo sähköinen taloushallinto ja sen tuomat edut. Monet yritykset hoitavat jo taloushallintoaan osittain tai kokonaan sähköisesti, mutta ei vielä kaikki. Haluna on auttaa loputkin yritykset sähköiseen maailmaan. Tähän sähköistymiseen varmasti palataan myös tässä osiossa myöhemmin blogikirjoituksen muodossa. Yksi tärkeä Talousvaaka Oy:n periaate on se, että asiakasyrityksen kanssa luodaan molemmille osapuolille selkeät ja tarkat toimintatavat aikatauluineen heti alussa, yhteistyön alkaessa. Kokemusteni mukaan tämä helpottaa yhteistyötä ja sen kaikkia osapuolia suuresti! Mutta vaikka tarkat aikataulut luodaankin, niin ei se tarkoita sitä, että maailma kaatuisi, jos niistä joskus joudutaan joustamaan. Yhteiset pelisäännöt toimivat runkona koko yhteistyölle. Eteenpäin mennään yhdessä tehden ja se on kaikkien etu! Ehdottoman tärkeää on, että molemmilla osapuolilla on selkeä tahtotila pitää sovituista asioista kiinni, mutta myös ymmärrys ja riittävästi joustoa toista osapuolta kohtaan. Kun sovitusta aikataulusta pidetään kiinni ja kaikki tarvittava materiaali on saatavilla, niin pystymme tuottamaan selkeät ja ajantasaiset talousraportit asiakkaallemme, kaikille asiakkaillemme. Onhan selkeät ja ajantasaiset raportit myös yksi Talousvaaka Oy:n periaatteista. Näin pystymme seuraamaan ja varmistumaan myös, että verot eli arvonlisävero sekä tulovero ovat oikeaan aikaan maksussa ja jaksottuvat oikein. Pyrimme pitämään säännöllisesti yhteyttä asiakkaisiimme ja toivomme, että asiakkaat ovat myös tiiviisti yhteydessä meihin. Mielummin yhteydenotto heti, kun kysymyksiä herää, eikä vasta sen jälkeen, kun maito on maassa ja läppäri puussa. Toki autamme mahdollisuuksien mukaan maidon luuttuamisessa tai puuhun kiipeämisessä. Keskustelut, opastaminen ja yrityksen auttaminen kuuluvat toimintatapaamme, eikä jokainen puhelinkeskustelu näy heti laskulla. Tietysti, jos varsinaista konsultointia, ylimääräisiä laskelmia tai muuta vastaavaa, vähän erityisempää palvelua tarvitaan, niin silloin tietysti veloitamme siitä normaalin taloushallintohinnoittelun mukaisesti. Lähtökohtamme on kuitenkin reilusti yrittäjän ja yrityksen apuna oleminen sekä etuna pienen ja joustavan tilitoimiston tuomat mahdollisuudet sekä henkilökohtainen palvelu!

Tuo siis lukusi puntariin, Talousvaa’alle!

 

Terveisin,

Juha Harjula, Yrittäjä, Kirjanpitäjä

Tervetuloa blogiin!

Tänne blogiin kirjoitellaan ajankohtaisia talousaiheisia artikkeleita ja uutisia. Tervetuloa lukemaan ja toivottavasti viihdyt juttujen parissa!