Me kirjanpitäjät, välillä kyllästymiseen asti, kyselemme asiakkailta tositteita, vaikka tiliotteelta hyvin näkyy kenelle on maksettu ja minkälainen rahasumma on liikkunut. Tositteiden vaatimukset ja muotovaatimukset tulevat kuitenkin ihan laista. Kirjanpitolain mukaan kirjanpidon kirjauksen on perustuttava tositteeseen sekä oma-aloitteisten verojen verotusmenettelystä annetun lain mukaan suoritettavan ja vähennettävän veron määrään vaikuttavien liiketapahtumien kirjausten on perustuttava kirjanpitolaissa tarkoitettuihin tositteisiin ottaen lisäksi huomioon, mitä arvonlisäverolaissa säädetään tositteista. Käytännössä siis koko kirjanpito ja sitä kautta tuloveron sekä arvonlisäveron laskenta perustuu tositteisiin. Joten ihan jokainen tosite pitää toimittaa kirjanpitäjälle!
Säästä aikaa ja rahaa lähettämällä kuitit heti
Tuo lakiin perustuva tositteiden kirjanpitoon saaminen ei ole kuitenkaan ainoa syy, joskin tärkein sellainen. Kuitit ja laskut on hyvä lisätä heti maksun jälkeen esimerkiksi puhelimen kuittisovellukseen. Näin kirjanpitäjä voi käsitellä tositteen ajallaan, eikä sinun tarvitse etsiä tositetta jälkikäteen.
Hyviä syitä lähettää tositteet ajallaan kirjanpitoon
- Saat mahdolliset alv-vähennykset tehtyä heti
- Oman ajan säästö, kun kuitteja ei tarvitse jälkikäteen etsiä
- Rahan säästö, kun tilitoimiston ei tarvitse tehdä selvitystyötä (esim. samaa ostotapahtumaa käsitellään useampaan kertaan)
- Kirjanpidon raportit pysyvät ajan tasalla ja tiedät miten yritykselläsi menee
- Vältyt ylimääräisiltä selvityspyynnöiltä, kun verottajan ristiinajot täsmäävät
EU ja rakennusalan käänteinen laskutus – toimita nämä tositteet aina ajallaan
Kirjanpidon lainsäädäntö asettaa tietyt raamit kuittien ja laskujen ajalliselle kohdistamiselle. Tositteen kirjaaminen oikealle kuukaudelle on tärkeää erityisesti rakennusalalla ja EU-ostojen sekä -myyntien kohdalla.
Verohallinto tekee ristiinajoja EU:n sisällä. Mikäli EU-myynnit ja ostot eivät täsmää, niin verottaja lähettää yrityksellesi selvityspyynnön. Samaa menetelmää käytetään myös rakennusalan käänteisen verotuksen kohdalla.
Mikäli myyt palveluita tai tavaraa EU:hun, niin on myös tärkeää ilmoittaa myynnit oikealle kuukaudelle. EU-myynneistä tulee tehdä verottajalle erillinen ALV-yhteenvetoilmoitus, jonka eräpäivä on aina kuukauden 20. päivä. Esimerkiksi syyskuun EU-myynnit tulee ilmoittaa 20.lokakuuta mennessä, eli eräpäivä on paljon aikasemmin mitä tavallisen ALV-ilmoituksen. Päivänkin myöhästymisestä sakotetaan heti (100€).
Vältyt siis turhalta selvitystyöltä ja verottajan rangaistusmaksuilta, kun toimitat EU ja rakennusalan tositteet kirjanpitäjällesi ajallaan.
Myös EU:n ulkopuolelle käytävään kauppaan liittyvät tositteet pitää toimittaa alv:n ilmoittamista ja maksamista varten ajallaan kirjanpitoon, koska tullilta menee joka tapauksessa vertailutieto Verohallintoon.
Kuitti- ja laskumerkinnät – millainen kuitti on riittävä tosite?
Laki asettaa tietyt edellytykset sille, mitä kuitista tai laskusta tulisi käydä ilmi. On tärkeää, että tositteella näkyy selkeästi ainakin:
- Yrityksen nimi
- Y-tunnus
- Tositteen päiväys
- Juokseva tunniste
- Vastaanotettu tuotannontekijä / menotosite
- Luovutettu suorite / tulotosite
- Tavaroiden / Palveluiden määrä tai laajuus
- Kauppasumma
- ALV (alv-kannoittain)
Kirjanpidon kannalta kuitille on myös tärkeää merkitä kulun luonne. Esimerkiksi jos toimitat kirjanpitoon ravintolalaskun, niin merkitse osallistujien nimet sekä onko kyseessä edustuskulu vai esimerkiksi sisäinen palaveri. Kulun luonne vaikuttaa mm. ALV-käsittelyyn, eikä kirjanpitäjä voi tietää millaiseen asiaan tosite liittyy. Sama asia koskee myös esimerkiksi polttoainekuitteja – on täysin eri asia tankkasitko lountoisetuautoa vai ostitko polttoainetta työkoneeseen.
On myös tärkeää toimittaa kaikki kuitin/laskun sivut, jotta tosite olisi riittävä. Lisäksi maksukehotuksiin tulisi lisätä mukaan aina alkuperäinen lasku, mitä maksukehotus koskee.
Käy katsomassa mallikuitti verottajan sivuilta: Täältä
Laskun sisältövaatimus on hieman laajempi. Löydät tarkan kuvauksen verottajan sivuilta: Täältä
Mitä jos tosite on hukassa?
Mikäli tosite on kadonnut lopullisesti, niin pyydä tositteesta kopio laskun lähettäjältä tai kuitin antajalta. Kopion tositteesta saa lähes poikkeuksetta pyytämällä.
Poikkeuksellisesti kaikista pienimmät kuitit voidaan viedä kirjanpitoon yrittäjän oman selvityksen perusteella allekirjoituksella varmennetulla tositteella. Tällöin ei tosin voida vähentää ALV:ta yrityksesi hyväksi.
Pyydä apua, jos et itse ehdi!
Mikäli aikasi ei millään riitä paperitöihin, niin kysy kirjanpitäjältäsi millaisia ratkaisuja tai helpottavia työkaluja sinulle voisi olla tarjolla. Esimerkiksi kuittisovellukset ja sähköinen kirjanpito helpottaa paperitöitä valtavasti. Ohjelmistot maksavat jonkun verran, mutta samalla säästät aikaa ja voit keskittyä omaan liiketoimintaasi.