Tulorekisteri tulee, valmiina ollaan!

Tulorekisteri otetaan käyttöön 1.1.2019 palkkatietojen osalta ja vuonna 2020 myös eläkkeiden ja etuuksien osalta. Tulojen ilmoittaminen tulee siis muuttumaan melko perusteellisesti ja muutos on jo ihan ovella. Tässä käydään käytännönläheisesti hieman läpi mitä tämä tarkoittaa palkkoja maksavan yrityksen ja palkanlaskentaa hoitavan tilitoimiston kannalta.

Tulorekisteri on kansallinen sähköinen tietokanta, joka sisältää kattavat palkka-, eläke-, ja etuustiedot yksilötasolla. Tiedon tuottajat eli tässä tapauksessa palkkaa maksavat yritykset sekä tilitoimistot ilmoittavat tiedot ansiotuloista tulorekisteriin reaaliaikaisesti ja maksukohtaisesti. Mitä tämä sitten tarkoittaa? Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että 1.1.2019 jälkeen maksetut suoritukset on ilmoitettava tulorekisteriin viiden kalenteripäivän kuluessa palkanmaksupäivästä. Jokaisesta erillisestä palkanmaksusta tehdään siis oma ilmoitus viiden kalenteripäivän kuluessa, joten ilmoittamisaikataulu hieman kiristyy. Talousvaaka Oy:n asiakkaille tämä tarkoittaa, tietysti palkanlaskennan sovitusta työnjaosta riippuen, että nämä viiden arkipäivän kuluessa annettavat ilmoitukset lähtevät suoraan palkanlaskennan ohjelmistosta.

Vuosi-ilmoitukset historiaan

Tulorekisteri korvaa palkkojen vuosi-ilmoitukset, jotka nykyisin annetaan Verohallinnolle, työeläkelaitoksille, työttömyysvakuutusrahastolle ja työtapaturmavakuuttajille. Tiedot annetaan yhdellä ilmoituksella yhteen keskitettyyn rekisteriin eri viranomaisten tarpeita varten. Viimeiset palkkatietojen vuosi-ilmoitukset Verohallinnolle, työeläkelaitoksille, työttömyysvakuutusrahastolle ja työtapaturmavakuutusyhtiöille annetaan vuodelta 2018. Eli tilitoimiston vuosi-ilmoitusrumba tehdään enää yhden ainoan kerran ensi vuoden alussa.

Ilmoitettavat tiedot

Tulorekisteriin ilmoitettavia tietoja ovat tehdystä työstä maksetut palkat, luontoisedut, palkkiot, työkorvaukset sekä muut ansiotulot. Myös verovapaat ja veronalaiset kustannusten korvaukset on ilmoitettava. Tulorekisteriin palkkatietoilmoituksella ilmoitettavat tiedot voivat olla joko jokaisen ilmoituksen yhteydessä annettavia pakollisia tietoja tai täydentäviä tietoja. Täydentävät tiedot ovat esimerkiksi etuuksia myöntäville tiedon käyttäjille välttämättömiä tietoja etuuden myöntämisen tai maksamisen perusteeksi. Kun työnantaja antaa tarvittavat täydentävät tiedot samassa yhteydessä maksamiensa palkkojen kanssa, jälkikäteen tehtävät selvitykset vähenevät. Jos tiedot jätetään ilmoittamatta, tiedon käyttäjät voivat joutua kysymään suorituksen maksajalta tietoja myöhemmin erikseen. Tässä kohtaa kannattanee siis antaa tapauskohtaisesti jo valmiiksi enemmän tietoa, jos tiedossa on, että tilanteeseen liittyy esimerkiksi jotain etuutta. Rahapalkkojen ilmoittamisessa on mahdollisuus käyttää kahta tapaa, joko yhteissummana tai tulolajeittain eritellysti. Tiedot suositellaan ilmoitettavan eritellysti, koska tiedon käyttäjillä on erilaisia tarpeita, johon tämä vaikuttaa. Myös päivärahat ja kilometrikorvaukset ilmoitetaan Tulorekisteriin samalla aikataululla palkkojen kanssa. Tässä saattaa yrityksillä olla uuden toimintatavan käyttöönottaminen, jos näitä verovapaita korvauksia on maksettu vähän milloin sattuu.

Ilmoittaminen suoraan palkkahallinnon ohjelmasta

Palkanlaskennan ohjelmistosta tiedot on mahdollista ilmoittaa tulorekisteriin teknisen rajapinnan avulla. Tällöin palkkahallinnon järjestelmän ja tulorekisterin välille on rakennettu sähköinen yhteys, ja palkkatiedot voi ilmoittaa suoraan palkanlaskentajärjestelmästä tulorekisteriin ilman, että ilmoittajan tarvitsee siirtyä erilliseen tulorekisterin ilmoittamisen palveluun. Näin ilmoittamisen manuaalisten työvaiheiden määrä vähenee. Jotta näin voidaan toimia, tilitoimisto tarvitsee erillisen varmenteen. Tilitoimisto voi tehdä hakemuksen teknisen rajapinnan käyttöönottamiseksi 1.11.2018 alkaen tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa, jonne kirjaudutaan sivulta tulorekisteri.fi. Palkanlaskennan prosesseissa sekä ohjelmistoissa on vielä monenlaista pientä viilausta tässä ennen vuodenvaihdetta ja ensimmäisiä ilmoituskertoja.

Yhdestä paikasta monelle taholle

Tulorekisterin tietoja käyttävät 1.1.2019 alkaen Verohallinto, Kela, Työttömyysvakuutusrahasto, Työeläkelaitokset, ETK ja vuonna 2020 tietoja alkavat käyttää myös TEMin hallinnonala, Koulutusrahasto, vahinkovakuuttajat, työttömyyskassat sekä työsuojeluviranomainen. Näillä tahoilla on tietoihin oikeus lain perusteella ja tietoja käytetään vain siinä laajuudessa, kuin laki määrittelee. Vuoden alusta eteenpäin ilmoittamalla yhteen paikkaan, tieto menee usealle viranomaiselle.

Tulorekisteri on melko perusteellinen muutos palkkatietojen ilmoittamisessa, mutta sen myötä eri tahoille tehtävien ilmoitusten määrä vähenee. Niin kuin jokaisen isomman muutoksen alla, myös tämän prosessin valmistelu vaati vähän lisätyötä sekä asiakasyritykseltä, että tilitoimistolta. Lopulta tämä pieni ponnistelu kuitenkin palkitsee ja asioiden hoito virtaviivaistuu.

Lähteet: https://www.vero.fi/tulorekisteri/